Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Sovulla Oy:n henkilötietolain (10 ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 24.5.2018.


Rekisterinpitäjä: Sovulla Oy, Kiistalantie 17 A 4, 13200 Hämeenlinna, Y-tunnus: 2842152-8

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Ulla Sara-aho, puh. +358 40 7295273, ulla@sara-aho.com


Rekisterin nimi: Yrityksen asiakasrekisteri, jossa ovat asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat sekä yhteistyökumppanit ja alihankkijat.

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus: Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään rekisteröidyn asiakassuhteen (ohjattavat, koulutettavat, tilaajat) ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, joita ovat asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja uusiminen sekä palveluista kertominen. Tilaajien, ohjattavien, koulutettavien ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin ja esimerkiksi oppimistehtävien käsittelyyn rekisteröityjen suostumuksella. Markkinointilupa kysytään lomakkeella tai verkkolomakkeella.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisteri sisältää tilaajan/tilaajaorganisaation tai alihankintaan liittyvän yrityksen yhteystiedot (organisaation edustajan ja yhteyshenkilön nimi, puhelin, osoite/paikkakunta, sähköpostiosoite),
laskutukseen liittyvät tiedot sekä sopimussuhteeseen liittyvät tiedot (tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista, aikataulu, palvelun toteuttamisen fyysinen paikka).

Rekisteri voi sisältää koulutettavien yhteystietoja (nimi, puhelin, sähköpostiosoite). Rekisteri
saattaa sisältää kirjallisia muistiinpanoja ohjausprosessiin liittyvästä työskentelystä, mutta ne eivät ole identifioitavissa asiakkaisiin.


Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen ulla@sara-aho.com Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen
käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää
kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältö muodostuu tilaajaorganisaatioiden itse luovuttamista tai tilaajaorganisaatioiden
verkkosivuilla olevista julkisista tiedoista (esim. osoite ja verkkolaskutusosoite).

Asiakastiedot saadaan koulutuksiin, tilaisuuksiin, ohjauksiin osallistuvalta asiakkaalta itseltään tai
verkkolomakkeen kautta osallistuvien suostumuksella kerätyistä tiedoista sekä yrittäjän henkilökohtaisista ja satunnaisista, tunnistamattomista muistiinpanoista.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Sovulla Oy:n ulkopuolelle.

Sovulla Oy suunnittelee uutiskirjeohjelman (MailChimp) käyttöönottoa uutiskirjeiden lähettämiseen sekä Survey Monkey -ohjelmaa asiakaspalautteen keräämiseen. Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelee Sovulla Oy:n toimitusjohtaja Ulla Sara-aho. Alihankinnan yhteydessä henkilötietoja käsittelee alihankkijayrityksen edustaja.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.